«Сучасні інструменти е-врядування в Березанській міській раді – ефективна діяльність працівників та якісне управління громадою»

Використання повного спектру функціоналу е-програми АСКОД дозволило Березанській громаді забезпечити системну та безперебійну роботу апарату виконкому міської ради та виконавчих органів, комунальних підприємств тощо, налагодити ефективну комунікацію між працівниками, оптимізувати роботу з документами. Ця практика також дозволила в умовах воєнного стану впровадити якісну дистанційну роботу задля збереження життя і здоров’я, як працівників міської ради, так і комунальних підприємств. Детально про застосування сучасних інструментів е-врядування в кращій практиці Березанської міської громади Київської області.

1.ІНФОРМАЦІЯ ПРО ОРГАН МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ
1.	Населений пункт	місто Березань
2.	Область	Київська область
3.	Повна назва органа місцевого самоврядування ОТГ	Березанська міська рада Броварського району Київської області
4.	Кількість населених пунктів	10
5.	Кількість населення	21810
6.	Повна назва органу управління ОТГ відповідального за впровадження практики	Виконавчий комітет Березанської міської ради
7.	Повна поштова адреса ОМС:	07541 вул. Героїв Небесної Соті, 1 м. Березань Київська обл.
8.	Телефон (з кодом міжміського зв’язку)	(04576)64707
9.	Адреса електронної пошти ОМС	info@berezan-rada.gov.ua
10.	Офіційний сайт ОМС ОТГ	https://berezan-rada.gov.ua
11.	ПІБ керівника ОМС ОТГ	Сивак Олег Володимирович
12.	ПІБ керівника відділу, відповідального за впровадження практики	Кочур Лариса Василівна

1.	ОТГ	Березанська міська територіальна громада
2.	Область	Київська область
3.	Назва практики	«Сучасні інструменти е-врядування в Березанській міській раді – ефективна діяльність працівників та якісне управління громадою»
4.	Період початку впровадження практики.	квітень 2021 – лютий 2023
5.	Короткий опис проблеми, на вирішення якої впроваджено практику.	З початком повномасштабного вторгнення росії та окупацією частини громад Київщини, в тому числі і сусідньої Баришівської ТГ, та у зв’язку з виїздом значної частини працівників міської ради за межі Березанської громади та за кордон, виникла гостра необхідність впровадження дистанційної роботи задля збереження життя і здоров’я, як працівників міської ради, так і комунальних підприємств. Для забезпечення системної та безперебійної роботи апарату виконкому міської ради та виконавчих органів, комунальних підприємств необхідно було терміново налагодити ефективну комунікацію між працівниками, а для роботи з документами та вчасного їх відпрацювання – використання повного спектру функціоналу е-програми АСКОД. Налагодження ефективної взаємодії керівництва громади щодо оперативного вирішення нагальних питань життєдіяльності громади з структурними підрозділами, комунальними підприємствами та іншими організаціями/установами за відповідними напрямками.
6.	Передумови: що сприяло запровадженню практики, спонукало до вирішення проблеми; причини створення практики.	На початку 2021 року було проведено заходи:· упорядкування організаційної структури;· оптимізовано процеси управління в ОМС;· розпочато налагодження нової системи діловодства та комунікації в апараті управління;· розпочато роботу щодо впровадження нових підходів у вирішенні кадрових питань, підготовка та узгодження проектів розпоряджень міського голови, рішень виконкому та сесій.
7.	Опис практики: ініціативи, діяльність в громаді, алгоритм впровадження практики, застосовані методи вирішення проблеми, інновації, цільова аудиторія, виконавці, партнери.	Забезпечення ефективної діяльності керівництва і працівників Березанської міської ради та якісного управління громадою в умовах воєнного стану було розширено можливості вже функціонуючої системи е-документообігу АСКОД. Провадження системи е-документообігу АСКОД розпочато з 38 робочих місць. На кінець лютого 2023 року задіяно 72 робочих місця, з них: Керівницитво апарату – 5, старост – 6, ЦНАП – 9, керівників комунальних підприємств громади – 5, керівників структурних підрозділів апарату ради та виконавчих органів – 47. Крім того, розширено можливості е-програми АСКОД – впроваджено роботу в нових розділах системи: «ВИХІДНА кореспонденція», «ПРОЕКТИ». Для покращення роботи користувачів системи запроваджено використання WEB-версії АСКОДу. Для захисту інформації та її збереження базу даних АСКОДу було пересено на хмару, забезпечено щоденне копіювання інформації та її архівування. Для керівництва міської ради: міського голови, його заступників, секретаря ради, керуючого справами, керівників структурних підрозділів апарату ради та виконавчих органів виготовлено електронні цифрові підписи на носіях, що дало можливість впровадити підписання вихідної кореспонденції та нормативно-правових документів дистанційно за допомогою ЕЦП. Для налагодження електронної взаємодії між обласною військовою державною адміністрацією та іншими органами державної виконавчої влади Виконавчий комітет Березанської міської ради підключено до системи електронної взаємодії органів виконавчої влади СЕВ ОВВ. Для ефективного використання робочого часу, створення безпечних умов роботи працівників міської ради та комунальних підприємств громади було широко впроваджено практику проведення онлайн-нарад з працівниками, засідань робочих груп, штабів; онлайн-конференцій та консультацій за участю відповідальних працівників чи зацікавлених представників програм, громадських організацій тощо. З цією метою спеціалістами відділу інформаційного забезпечення апарату виконкому міської ради та відповідальними працівниками структурних підрозділів освоєно програми Microsoft Теамs та ZOOM. Службою управління персоналом організовано та проведено відповідні навчання для працівників міської ради щодо використання цих інструментів. Для створення необхідних умов щодо проведення сесій міської ради, засідань виконкому, нарад, конференцій та консультацій в режимі онлайн було облаштовано залу міської ради: встановлено проектор, екран та ноутбук. Для налагодження постійно діючого ефективного каналу зв’язку керівництва міської ради з працівниками та керівниками КП для швидкого інформування та оперативного вирішення нагальних проблем службою управління персоналом було створено Viber-групу. Під час дистанційної роботи працівники міської ради та керівники КП-учасники групи коротко інформували про стан справ; про виконання доручень, озвучували нагальні проблеми та обговорювали шляхи їх вирішення.
8.	Результати практики: які отримані якісні і кількісні показники, на що позитивно вплинула реалізація практики, чиї проблеми вирішено, які системні зміни в громаді досягнуті.	В результаті проведених заходів у Березанській міській раді впроваджено цілісну систему е-документообігу АСКОД з повним переліком функціональних можливостей на 72 робочих місця, яка охоплює всі структурні підрозділи апарату міської ради та її виконавчих органів, 5 комунальних підприємств громади (медична та ЖКГ-галузі). В системі накопичена абсолютно вся без виключення інформація: вхідна та вихідна кореспонденція, розпорядження міського голови: кадрові, відпустки та відрядження, з основної діяльності, рішення сесій міської ради та рішення виконкому, послуги ЦНАПу. Впроваджена система дала можливість не тільки дистанційно опрацьовувати документи, а й їх готувати, погоджувати та підписувати. А це в свою чергу, сприяло створенню безпечних та зручних умов для праці, ефективного використання часу працівників, підвищення професійних навичок та виконавської дисципліни, контролю за виконанням доручень та економного використання коштів міського бюджету. На сьогодні Виконком міської ради активно використовує СЕВ ОВВ у взаємодії з органами державної влади. Завдяки успішному впровадженню практики проведення онлайн-нарад, засідань робочих груп, штабів, сесій, виконкомів та консультацій значна частина заходів і на сьогодні проводиться саме в цьому режимі. Яскравим прикладом було проведення одного таких заходів – презентація та обговорення проекту нового Інвестиційного паспорту, розробленого фахівцями міської ради в рамках Програми „U-LEAD з Європою“, за участю експертів програми та представників міської ради і громадськості в поєднанні офлайн та онлайн-режиму. Створення та функціонування Viber-групи мало особливо важливе значення в період активних бойових дій у нашому регіоні та тривалому періоду роботи працівників міської ради та її виконавчих органів дистанційно. Набутий досвід роботи структурні підрозділи активно використовують зараз у спілкуванні між своїми працівниками, при виконанні спеціальних та особливо відповідальних завдань. При офіційному візиті делегації Березанської громади для налагодження партнерських відносин з Лежайським повітом (Республіка Польща) також була створена Viber-група, яка забезпечувала ефективну комунікацію при підготовці та у ході самого візиту. Загалом впроваджена практика „Сучасні інструменти е-врядування в Березанській міській раді – ефективна діяльність працівників та якісне управління громадою“ забезпечила безперебійну роботу нашого органу місцевого самоврядування, сприяла збереженню кадрового потенціалу та підвищенню згуртованості колективу і його професійного рівня, дала можливість оптимізувати процеси та зробила нашу роботу більш системною.
9.	Які були перешкоди у реалізації практики, складнощі, як вдалось їх подолати, що сприяло успіху.	Несприйняття працівниками міської ради змін в управлінні та небажання впроваджувати систему е-документообігу АСКОД; відсутність знань та практичного досвіду щодо роботи в системі; застаріла техніка. В умовах війни відсутність інтернет-зв’язку та електропостачання. У зв’язку з загрозою для життя та здоров’я людей – неможливість фізичного перебування на роботі працівниками ОМС в адмінбудівлі міської ради.
10.	Бюджет практики, обсяги та джерела фінансування, співфінансування, внесок громади тощо.	Технічний супровід – 170840 грн; Пакет програмного забезпечення – 24500 грн; Продукт – 194400 грн; Сертифікати – 1598 грн.
11.	Наявність газетних публікацій або вказати посилання на джерела в Інтернеті щодо опису практики.	https://berezan-rada.gov.ua/news/1663.html https://berezan-rada.gov.ua/news/1529.html https://berezan-rada.gov.ua/news/1378.html https://berezan-rada.gov.ua/news/1264.html http://berezan-rada.gov.ua/news/2158.html Переможці конкурсу 2022 року
12.	Наявність розроблених локальних документів в процесі реалізації практики: рішень органів місцевого самоврядування, програм, положень, договорів тощо.
13.	Відповідальна особа за підготовку заявки та контакти для отримання додаткової інформації за потреби.	Кочур Лариса Василівна, керуючий справами виконкому міської ради, – 0952236158 Івасенко Наталія Любомирівна, начальник відділу документообігу, – 0992710955